Darbinieku atlases privātuma noteikumi
1. Vispārīgie noteikumi
1.1. Noteikumu par darbinieku atlases privātumu noteikumu mērķis ir sniegt fiziskai personai – datu subjektam – informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apstrādes tiesisko pamatu, apstrādes apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņiem un citu būtisku informāciju saistībā ar personu datu aizsardzību.
1.2. Noteikumi attiecas uz personas datu apstrādi, kuru ZAAO veic kā Pārzinis ar mērķi veikt darbinieku atlasi, saņemot un izskatot fizisku personu/kandidātu (turpmāk – Kandidātu) pieteikumus darbam ZAAO – saņemot amata Kandidātu pieteikumus gan uz aktuālajām vakancēm, gan vēlākiem kandidātu atlases procesiem.
1.3. ZAAO rūpējas par Kandidātu datu privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro to tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā par personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Regula), Personas datu apstrādes likumu un citiem piemērojamajiem normatīvajiem aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.
2. Datu apstrādes pārziņa kontaktinformācija:
2.1. Pārzinis ir SIA “ZAAO”, reģ.Nr. 44103015509. Pārziņa adrese ir Rīgas iela 32, Valmiera, Valmieras novads, LV-4201, tīmekļa vietne – www.zaao.lv, tālrunis – +371 64281250, e-pasts – zaao@zaao.lv
2.2. Pārziņa datu aizsardzības speciālists ir Lauris Klagišs, e-pasts: Lauris@Klagiss.lv,
tālrunis: +371 29470425.
3. Personas datu apstrādes nolūki un apstrādātie dati
3.1. ZAAO apstrādā personas datus personāla atlasei un savu tiesisko interešu nodrošināšanai, ciktāl tās ir saistītas ar personāla atlasi.
3.2. Lai Kandidāts varētu piedalīties darbinieku atlases procesā, ZAAO ir nepieciešami šādi personas dati par Kandidātu:
3.2.1. personu identificējoša informācija: vārds, uzvārds;
3.2.2. kontaktinformācija: e-pasta adrese, tālruņa numurs;
3.2.3. profesionālie dati: iegūtā izglītība, darba pieredze, ieņemamais amats, apmācību sertifikāti u.c.;
3.2.4. pieteikuma dokumentos ietvertā informācija (pieteikuma dokumenti ir: pieteikuma vēstule, CV, sertifikāti u.c.).
3.3. Noteikumu 3.2.punktā uzskaitīto personas datu iesniegšana ir obligāta, lai Kandidāts varētu piedalīties darbinieku atlases procesā.
3.4. Ja kandidāts nesniegs iepriekš minētos personas datus (izņemot tos, kas sniegti saskaņā ar kandidāta piekrišanu), ZAAO nevarēs izvērtēt kandidāta atbilstību brīvajai vakancei un nevarēs turpināt personāla atlases procesu. Pārējo personas datu sniegšana ir brīvprātīga un kandidāts jebkurā laikā var atteikt šo datu sniegšanu. Kandidātus aicinām nesniegt personas datus, kas neattiecas uz ieņemamo amatu.
3.5. Kandidāta atlases procesā ZAAO apstrādā arī tādus kandidāta datus, kas iegūti, veicot darbinieka intervēšanu vai testēšanu ar mērķi izvērtēt Kandidāta atbilstību konkrētajam amatam.
3.6. ZAAO patur tiesības dzēst saņemtos personas datus, kas nav nepieciešami pieteikuma vakancei izvērtēšanai.
4. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats un datu glabāšanas ilgums
4.1. ZAAO veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamatojums ir kandidāta piekrišana.
4.2. Piekrišana, piesakoties uz konkrētu amatu vai amatiem:
4.2.1. piesakoties uz konkrētu amatu vai amatiem ZAAO, ZAAO saņem un izmanto Kandidāta personas datus uz Kandidāta piekrišanas pamata (piekrišana tiek sniegta ar Kandidāta aktīvu darbību – dokumentācijas iesniegšanu ZAAO) konkursos uz kandidāta izraudzīto amatu vai amatiem;
4.2.2. piekrišanu kandidātam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt, nosūtot pieprasījumu uz darbs@zaao.lv. Šādā gadījumā visi kandidāta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti.
4.3. Noteikumu 3.2.punktā minētie personas dati tiek glabāti līdz dotās piekrišanas atsaukšanai, bet jebkurā gadījumā, ne ilgāk kā trīs mēnešus, lai nodrošinātu ZAAO tiesiskās intereses. Gadījumā, ja ZAAO saņem sūdzības par konkrēto atlases procesu, tad visa atlases procesā apstrādātā informācija tiks saglabāta līdz sūdzības izskatīšanas brīdim un galīgā tiesas sprieduma spēkā stāšanās brīdim. 4.4. Piekrišana arī citiem amatu konkursiem nākotnē un kandidāta datu saglabāšanai ZAAO kandidātu datu bāzē:
4.4.1. ja kandidāts netiek izraudzīts amatam, uz kuru tas iepriekš pieteicies, bet vēlas, lai ZAAO pieteikumu un kandidāta iesniegtos datus saglabātu un izmantotu citos konkursos, tad Kandidātam ir iespēja norādīt pieteikumā, ka viņš vēlas dot savu piekrišanu iesniegto datu saglabāšanai. Šādā gadījumā ZAAO var saglabāt un izmantot Kandidāta personas datus vienu gadu pēc to iesniegšanas. Šādas personas datu saglabāšanas un izmantošanas tiesiskais pamats ir Kandidāta piekrišana un iespēja piedalīties arī nākotnes amatu konkursos;
4.4.2. piekrišanu kandidātam ir tiesības nedot un gadījumā, ja tā tikusi dota, tad pēc tam jebkurā brīdī var to atsaukt, nosūtot pieprasījumu uz darbs@zaao.lv. Šādā gadījumā visi kandidāta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti;
4.5. Kandidātam ir tiesības iesniegt ZAAO citu personu personas datus tikai izņēmuma gadījumā, piemēram, iesniedzot tās personas datus, kura sniedz vai varētu sniegt ZAAO atsauksmi par Kandidāta iepriekšējo darba pieredzi. Šādos gadījumos Kandidāts kā pārzinis ir atbildīgs par šo personas datu iesniegšanas ZAAO tiesisko pamatu un citu attiecināmo prasību izpildi.
5. Personas datu apstrāde
5.1. Personas datu apstrāde ir jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana.
5.2. ZAAO attiecībā uz Kandidātu neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu.
5.3. ZAAO vāc un apstrādā Kandidāta datus, kas vajadzīgi:
5.3.1. darba līguma noslēgšanai vai pirms līguma noslēgšanas;
5.3.2. pamatojoties uz ZAAO leģitīmām interesēm, izvērtēt Kandidāta atbilstību konkrētajai vakancei.
6. Personas datu aizsardzība
6.1. ZAAO aizsargā Kandidāta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā, izmantojot šādus drošības pasākumus:
6.1.1. kontrolētu un aizsargātu piekļuvi ZAAO īpašumam; 6.1.2. īpašuma uzraudzību ar video novērošanas palīdzību; 6.1.3. ugunsmūri;
6.1.4. ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas; 6.1.5. ierobežotas pieejas ZAAO informācijas sistēmām; 6.1.6. drošas paroles;
6.1.7. darbinieku izglītošanu datu aizsardzības jautājumos;
6.1.8. konfidencialitātes saistību rakstus darbiniekiem un ārpakalpojumu sniedzējiem.
7. Personas datu nodošana / izpaušana / nodošana ārpus ES vai EEZ valstīm
7.1. Kandidāta personas dati netiek nosūtīti ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas.
7.2. ZAAO neizpauž trešajām personām Kandidātu datus, izņemot ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām (tostarp valsts iestādēm) pēc viņu pamatota pieprasījuma ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
7.3. Atsevišķos gadījumos ZAAO nodod Kandidāta personas datus apstrādei pakalpojumu sniedzējiem, ar kuriem ZAAO ir noslēgti sadarbības līgumi, piemēram, ZAAO izvēlētām personāla atlases kompānijām, IT sistēmu nodrošinātājiem utml.. ZAAO koplietos ar trešajām personām tikai tad, ja Kandidāts tam būs piekritis, vai to paredz normatīvie akti.
7.4. ZAAO apakšuzņēmēji (pakalpojumu sniedzēji), kas saņem un apstrādā personas datus, ir uzskatāmi par personas datu apstrādātājiem Regulas izpratnē, ar tiem tiek slēgts rakstveida līgums, kurā tiek noteikts, ka ZAAO pieprasa no datu saņēmējiem apņemšanos izmantot saņemto informāciju tikai tiem nolūkiem, kuru dēļ dati tika nodoti, un saskaņā ar piemērojamo normatīvo aktu prasībām datu apstrādes un datu aizsardzības jomā.
8. Kandidāta kā datu tiesiskā subjekta tiesības
8.1. Kandidātam saskaņā ar datu aizsardzības tiesību aktiem ir šādas tiesības saistībā ar ZAAO veikto Kandidāta personas datu apstrādi:
8.1.1. iegūt papildu informāciju par veikto Kandidāta personas datu apstrādi un pieprasīt ZAAO rīcībā esošo Kandidāta iesniegto personas datu kopijas, ja pamatdati nav dzēsti saskaņā ar 4. nodaļā minētā termiņa iestāšanos;
8.1.2. lūgt labot Kandidāta iesniegtos personas datus (ja tiek konstatēts, ka iesniegtajos datos vai informācijā ir nepilnības vai neprecizitātes);
8.1.3. atsaukt piekrišanu personas datu apstrādei jebkurā laikā;
8.1.4. lūgt Kandidāta personas datu dzēšanu un apstrādes pārtraukšanu (Kandidātam ir jāņem vērā, ka ZAAO nevarēs dzēst iesniegtos datus tikai gadījumā,
ja šādus datus ZAAO uzliek par pienākumu saglabāt likumi vai tie jāsaglabā noteikto laika posmu, kurā Kandidāts var celt pretenziju saistībā ar konkursa norisi);
8.1.5. lūgt ierobežot personas datu apstrādi (piemēram, dzēst kādu daļu no Kandidāta iesniegtajiem datiem/informācijas);
8.1.6. iebilst pret datu apstrādi, kas pamatota ar ZAAO leģitīmajām interesēm. 8.2. Kandidāts savas tiesības var izmantot, vēršoties pie ZAAO ar pieprasījumu, nosūtot to uz e-pasta adresi: darbs@zaao.lv, vai nosūtot vēstuli uz adresi: Rīgas iela 32, Valmiera, Valmieras novads, LV-4201.
8.3. Kandidātam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā, kā datu aizsardzību uzraugošajā institūcijā, ja Kandidāts nav apmierināts ar sniegtajām atbildēm vai skaidrojumiem vai veikto darbību saistībā ar Kandidāta personas datu apstrādi:
Datu valsts inspekcija
Elijas iela 17, Rīga, LV-1050
pasts@dvi.gov.lv
www.dvi.gov.lv
+371 67223131