Privātuma politika
Šajā dokumentā sniegta informācija par jebkuru ar personas (identificēta vai identificējamu fizisku personu) datu kopumiem veikto darbību apstrādi mūsu uzņēmumā. Ja Jums nepieciešama detalizētāka informācija vai radušās kādas neskaidrības, iepazīstoties ar šo Privātuma politiku, lūdzam sazināties ar mums!
Pēdējo reizi izmaiņas šajā dokumentā izdarītas 2023. gada 5. septembrī.
1. Privātuma politikas mērķis un darbības jomas
1.1. Politikas mērķis ir noteikt principus un prasības SIA “ZAAO” (turpmāk arī – ZAAO) personālam personas datu apstrādē, kuru ievērošana nodrošinās mūsu klientu, viņu likumisko pārstāvju, personāla un citu personu (turpmāk – Datu subjekti) tiesību ievērošanu un īstenošanu attiecībā uz likumīgu un godprātīgu datu apstrādi.
1.2. Privātuma politikā (turpmāk – Politika) ir aprakstīti pasākumi, lai nodrošinātu, ka tiek aizsargātas Datu subjekta intereses un brīvības, vienlaicīgi nodrošinot, ka to dati tiek apstrādāti godprātīgi, likumīgi un Datu subjektam pārredzamā veidā.
1.3. Privātuma politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Lietotājs sniedz personas datus (tīmekļa vietnē, pašapkalpošanās portālā, papīra formātā vai telefoniski) un kādās pārziņa sistēmās (video, audio) tie tiek apstrādāti.
1.4. Politika attiecas uz ZAAO klientu, apmeklētāju un sadarbības partneru personas datu apstrādi.
1.5. Pārzinis rūpējas par Lietotāja privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro Klientu tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Regula) un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā. Ņemot vērā minēto, Pārzinis ir izstrādājis šo privātuma politiku, ar mērķi sniegt Lietotājam Regulā paredzēto informāciju.
2. Datu apstrādes pārziņa kontaktinformācija:
Nosaukums: SIA “ZAAO”, reģ.Nr. 44103015509
Adrese: Rīgas iela 32, Valmiera, Valmieras novads, LV-4201
Tālrunis saziņai: +371 64281250
E-pasts saziņai: zaao@zaao.lv
Jautājumos par personas datu aizsardzību mūsu uzņēmumā, kā arī par Jūsu sūdzības/iesnieguma izskatīšanu, lūdzam sazināties ar mūsu datu aizsardzības speciālistu, kura kontaktinformācija ir: Lauris Klagišs, e-pasts: lauris.klagiss@gmail.com, tālrunis: +371 29470425.
3. Kā mēs izmantojam Jūsu personas datus
Jūsu personas datus apstrādājam kādu no zemāk norādīto nolūku ietvaros:
3.1. Apstrāde Nr. 1 Atkritumu apsaimniekošanas pakalpojumu sniegšanai un nodrošināšanai: Jūsu vārds, uzvārds, kontaktinformācija (adrese, tālrunis, e- pasts), pakalpojuma adrese.
3.1.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Ja Lietotājs Pārzinim iesniedz savus personu datus, piemēram, vārdu, uzvārdu, personas kodu, e- pasta vai pasta adresi, tālruņa numuru, personīgos ziņojumus utt., izmantojot vietnes vai pašapkalpošanās portāla kontaktformu, mēs saglabājam un izmantojam šo informāciju, lai izpildītu vai noslēgtu attiecīgu pakalpojumu sniegšanas līgumu. Minēto datu apstrāde mums ir nepieciešama klienta identificēšanai; līguma sagatavošanai, noslēgšanai un noslēgšanas fakta pierādīšanai; pakalpojumu darbības nodrošināšanai / uzturēšanai; klientu apkalpošanai; iesniegumu un iebildumu izskatīšanai un apstrādei; norēķinu administrēšanai, kā arī citiem, ar līgumu noslēgšanu vai izpildi tieši saistītiem nolūkiem.
3.1.2. Apstrādes juridiskais pamats – Starp mums ir līgumsaistības. Mums ir juridisks pienākums veikt datu apstrādi. Datu apstrādes tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1.punkta b. apakšpunkts, kas nosaka, ka datu apstrāde ir likumīga, ja apstrāde ir vajadzīga līguma, kura līgumslēdzēja puse ir datu subjekts, izpildei vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas.
3.1.3. Datu glabāšana. Personas datu glabāšanās termiņš ir noteikts vai izriet no Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem. Civillikuma 1895. pants nosaka, ka visas saistību tiesības, kuras nav noteikti izņemtas no noilguma ietekmes un kuru izlietošanai nav likumā noteikti īsāki termiņi, izbeidzas, ja tiesīgā persona tās neizlieto desmit gadu laikā.
3.2. Apstrāde Nr. 2 Telefonsarunu ierakstīšana.
3.2.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Lai apliecinātu sarunas gaitā
pārrunāto un uzlabotu apkalpošanas kvalitāti, Pārzinis veic telefonsarunu ierakstīšanu. Audioieraksts tiek veikts, lai aizsargātu Datu subjekta kā klienta un ZAAO leģitīmo interešu nodrošināšanai, kā arī nodrošinātu klientu apkalpošanas kvalitātes visaugstākos standartus. Zvanot no ZAAO Klientu apkalpošanas līnijas tālruņiem, kā arī Datu subjektam zvanot uz ZAAO norādītajiem kontakttālruņiem, Datu subjekts tiek informēts par audioieraksta veikšanu.
3.2.2. Apstrādes juridiskais pamats – Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) un f) apakšpunkts – fiksēt ar līguma noslēgšanu vai izpildi saistītos faktus, kā arī pārbaudīt un uzlabot sabiedrībai sniegto pakalpojumu kvalitāti.
3.2.3. Datu glabāšana. Audioieraksti tiek glabāti periodu, kas nepārsniedz 365 dienas, ja vien attiecīgajā ierakstā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas palīdzēs ZAAO nodrošināt tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais ieraksts var tikt saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.
3.3. Apstrāde Nr. 3 Jūsu maksājuma informācija.
3.3.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Finanšu operācijām interneta
vietnē var apstrādāt mūsu maksāšanas pakalpojumu sniedzēji. Mūsu maksāšanas pakalpojumu sniedzējiem atklājam Jūsu finanšu operāciju datus tik lielā mērā, cik nepieciešams maksājuma operāciju veikšanai, naudas atmaksāšanai un sūdzību skatīšanai. Efektīvas naudas plūsmas pārvaldīšanai, t.sk., Klienta maksājumu un parādu administrēšanai.
3.3.2. Apstrādes juridiskais pamats – Ja Klients nepilda savas no līguma izrietošās finansiālās saistības par ZAAO sniegtajiem pakalpojumiem noteiktā termiņā, ZAAO ir leģitīmas tiesības nodot parāda piedziņas tiesības sadarbības partneriem, kam saskaņā ar normatīvo aktu noteikumiem, ir tiesības publicēt Klienta personas datus un informāciju par parādu savās datu bāzēs. Datu apstrāde tiek veikta saskaņā ar Regulas 6. panta 1.punkta f) apakšpunktu.
• Lai ievērotu normatīvajos aktos noteiktās grāmatvedības prasības, piemēram, lai uzskaitītu ieņēmumus un izdevumus, pārvaldītu rēķinus un norēķinu datus un/vai nodrošinātu pakalpojumu sniegšanas kvalitāti, t.i., lai nodrošinātu obligātās pakalpojumu kvalitātes prasības saskaņā ar tiesību aktiem, ZAAO ir juridisks pienākums apstrādāt grāmatvedībai nepieciešamos dokumentus (tostarp personas datus) un/vai ar to saistītos datus, tādēļ Klienta personas dati tiek apstrādāti saskaņā ar Regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunktu, t.i., lai izpildītu uz sevi attiecināmu juridisku pienākumu. Lai efektīvi pārvaldītu Klientu ikmēneša rēķinu maksājumus, ZAAO ir leģitīmas tiesības piesaistīt sadarbības partnerus ikmēneša rēķina sagatavošanā un izsūtīšanā klientiem. Datu apstrāde tiek veikta saskaņā ar Regulas 6. panta 1.punkta f) apakšpunktu.
3.3.3. Datuglabāšana.Personasdatuglabāšanāstermiņširnoteiktsvaiizriet no Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem. Grāmatvedības likuma 28. pants nosaka, ka glabāšanas termiņš ir desmit gadi.
3.4. Apstrāde Nr. 4 Jūsu komunikācijas ar mums vēsture. Klienta sūdzību
izskatīšanai un atbalsta nodrošināšanai saistībā ar sniegtajiem
pakalpojumiem.
3.4.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Kad Klients zvana, ZAAO ir leģitīmas intereses kvalitātes kontroles nolūkos ierakstīt un saglabāt šos zvanus. Kad Klients sazinās ar ZAAO, izmantojot citus saziņas kanālus, piemēram, saziņu sociālos tīklos, e-pastā, pa pastu, ZAAO ir leģitīmas intereses saglabāt komunikācijas datus, lai nodrošinātu
sniegto pakalpojumu un informācijas kvalitāti un vāktu pierādījumus komunikācijas notikšanai.
Kad Klients iesniedz sūdzību, prasību vai citu pieprasījumu par, piemēram, Klienta iespējami pārkāptām tiesībām vai tiesiskajām interesēm, informācijas pieprasījumu par datu apstrādi, ZAAO ir pienākums izskatīt Klienta pieprasījumu un sniegt Klientam atbildi saskaņā ar normatīvo aktu noteikumiem.
3.4.2. Apstrādes juridiskais pamats – Datu apstrāde tiek veikta saskaņā ar Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunktu. Ja iepriekš minēto pieprasījumu apstrāde ir saistīta ar leģitīmo interešu aizsardzību, datu apstrāde pamatojas ar Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu.
3.4.3. Datu glabāšana. Pēc līgumsaistību izbeigšanas, glabāšanas termiņš ir pieci gadi.
3.5. Apstrāde Nr. 5 Videonovērošana. Sīkāka informācija sadaļā Videonovērošana.
Videonovērošanas noteikumi.
3.5.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Drošības un īpašuma aizsardzībai, kā arī pierādījumu nodrošināšanai. ZAAO ir leģitīmas tiesības veikt video novērošanu, rūpējoties par savu darbinieku, Klientu, apmeklētāju un ZAAO īpašuma drošību (vienlaikus novēršot noziedzību, konfliktus vai citus incidentus).
3.5.2. Apstrādes juridiskais pamats. Regulas 6.panta 1.punkta d) un f) apakšpunkts.
3.5.3. Datu glabāšana. Ieraksti tiek glabāti periodu, kas nepārsniedz 45 dienas.
3.6. Apstrāde Nr. 6 Personāla atlases funkciju nodrošināšanai.
Sīkāka informācija sadaļā Darbinieku atlases privātuma noteikumi.
3.6.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Personāla atlases vajadzībām uz vakanto amatu vai atbilstoši darba sludinājumā norādītajiem mērķiem, darba līgumu slēgšanai un izpildei, darbinieku lietu izveidošanai, darba novērtēšanai, sociālo labumu un atvaļinājumu piešķiršanai, disciplinārlietu izmeklēšanai un profesionālās kvalifikācijas pilnveides nodrošināšanai. Datu subjekta piekrišana iesniegt savus datus un piedalīties atlasē uz vakanto amatu, un ZAAO leģitīmo interešu ievērošana. Visi amata pretendenta sniegtie dati būs pieejami tikai tiem atbildīgajiem darbiniekiem, kuriem ir šādas piekļuves tiesības saskaņā ar amata aprakstu. ZAAO nodod pretendentu personas datus trešajām personām tikai pēc viņu pamatota pieprasījuma, ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un tam nepieciešamajā apjomā, kā arī ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos Pārziņa likumīgo interešu aizsardzībai.
3.6.2. Apstrādes juridiskais pamats. Tiesiskais pamats personas datu apstrādei ir Regulas 6.panta 1.punkta a), b) un c) apakšpunkts. Jebkuri personas dati, kas tiks iesniegti Pārzinim, tiek apstrādāti saskaņā ar šo tiesisko regulējumu personu datu aizsardzības jomā un Pārziņa iekšējām procedūrām.
3.6.3. Datu glabāšana. Gadījumā, ja darbinieku atlases procesā pretendents netiek pieņemts darbā, Pārzinis neturpina apstrādāt no pretendenta saņemtos datus (piemēram, neglabā CV un motivācijas vēstules). Kad personāla atlase uz konkrēto amatu tiek pabeigta, Pārzinis iznīcina visu saņemto informāciju par pretendentu, ar kuru netiek noslēgts darba līgums. Pārzinis var saglabāt informāciju par šādu pretendentu (piemēram, ar mērķi piedāvāt amatu nākotnē), ja pretendents devis savu piekrišanu, šādā veidā radot tiesisku pamatu datu apstrādei. Šādā gadījumā piekrišanas veidlapā pretendents pats nosaka glabāšanas termiņu, vai iepazīstas ar kārtību, kā pieprasīt atsaukt doto piekrišanu.
3.7.Apstrāde Nr. 7 Klientu aptauju un loteriju organizēšana.
3.7.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Uzlabot pakalpojumu kvalitāti un
veicināt uzņēmuma pakalpojumu lietošanu. Klientu viedokļa
apkopošana un izskatīšana attīstības nolūkā.
3.7.2. Apstrādes juridiskais pamats. Mums ir leģitīmas intereses
nodrošināt augstu pakalpojuma kvalitāti.
3.7.3. Datu glabāšana. Dati par aptaujas anketu sūtīšanu klientiem, atbilžu
sniegšana un aptaujas anketām un klientu sniegtais kopējais vērtējums par ZAAO tiks uzglabāts klienta datos ne ilgāk par pieciem gadiem. Konkursu un loteriju dalībnieku saraksts tiks noņemts uzreiz pēc konkursa uzvarētāja noteikšanas vai loterijas izlozes veikšanas.
3.8. Kādus personas datus nododam trešajām personām?
3.8.1. Nolūks/mērķis šai datu apstrādei. Specifisku pakalpojumu
sniegšanas nolūkā Jūsu personas datus varam nodot citiem pakalpojumu sniedzējiem, piemēram, interneta vietnes mitināšanas pakalpojumu sniedzējiem, kurjerdienestiem, serveru un to tehniskās uzturēšanas pakalpojumu sniedzējiem, e-pasta pakalpojumu sniedzējiem, jaunumu vēstuļu sūtīšanas, aptauju veikšanas, sociālo tīklu kontu administrēšanas, klientu apkalpošanas centru, datu aizsardzības amatpersonas pakalpojumu sniedzējiem.
3.8.2. Mēs piesaistīsim tikai tos pakalpojumu sniedzējus, kuri ir ieviesuši/apņemas ieviest attiecīgus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, kas nodrošinās attiecīgu datu apstrādes drošības līmeni, kas atbilst fizisko personu, kuru dati tiks apstrādāti saskaņā ar datu apstrādes līgumu, tiesību un brīvību pārkāpšanas riskam, un šāda datu apstrāde atbildīs Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām.
3.8.3. Jūsu personas datus varam nodot ne tikai iepriekš norādītajos gadījumos, bet arī pildot savas juridiskās saistības, kā arī, ja rodas nepieciešamība aizsargāt Jūsu vai citu personu intereses.
3.9. Personas datu saņēmēju kategorijas. Dati tiek izpausti tiem Pārziņa darbiniekiem, kam tie ir nepieciešami tiešo pienākumu veikšanai, lai izpildītu vai noslēgtu attiecīgu pakalpojumu sniegšanas līgumu. Iegūstot un izmantojot personu datus, mēs daļēji izmantojam ārējo pakalpojumu sniedzēju pakalpojumus, kuri saskaņā ar līgumu stingri ievēro mūsu norādījumus un kurus mēs pirms pakalpojuma izmantošanas un arī turpmāk pastāvīgi kontrolējam.
3.10. Datu subjektu kategorijas – Pārziņa esošie, bijušie un potenciālie klienti.
3.11. Glabāšanas ilgums. Ja norādījumos par datu aizsardzību nav minēts citādi,
mēs personu datus izdzēšam vēlākais trīs mēnešus pēc tam, kad vairs nav spēkā sākotnējais datu saglabāšanas iemesls, izņemot gadījumus, ja mūsu tiesiskais pienākums ir arī turpmāk saglabāt šos datus (piemēram, bet ne tikai, grāmatvedības uzskaites vai tiesvedības vajadzībām, spēkā ar Klientu noslēgts līgums).
4. Kā mēs glabājam Jūsu personisko informāciju
4.1. ZAAO aizsargā personu datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:
4.1.1. Regulāru risku novērtējumu veikšanu un risku mazināšanas plāna īstenošanu;
4.1.2. Drošības auditu veikšanu;
4.1.3. Personāla informēšanu un apmācību;
4.1.4. Datu rezerves kopiju veidošanu;
4.1.5. Fiziskās apsardzes nodrošināšanu;
4.1.6. Ugunsmūri;
4.1.7. Ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmu izmantošanu;
4.1.8. Servisumonitoringarīkuizmantošanu;
4.1.9. Datu šifrēšanu, pārraidot datus (SSL šifrēšana);
4.1.10. Atbilstošu datu nesēju iznīcināšanu;
4.1.11.Datu pārraides tīkla dublēšanu;
4.1.12. Citus aizsardzības pasākumus, atbilstoši aktuālajām tehnikas
attīstības iespējām.
4.2. Personas datu drošības incidenta gadījumā, ja tas radīs iespējami augstu risku Datu subjekta tiesībām un brīvībām, ZAAO paziņos par to attiecīgajam Datu subjektam, atbilstoši iespējām, vai informācija tiks publiskota ZAAO mājaslapā internetā vai citādā iespējamā veidā, kā piemēram, izmantojot plašsaziņas līdzekļus.
5. Jūsu datu aizsardzības tiesības
5.1. Jums ir šādas tiesības attiecībā uz personas datu aizsardzību:
- Tiesības piekļūt saviem datiem — Īstenojot savas tiesības piekļūt datiem, Jums ir nepieciešams norādīt konkrētu laika posmu un datus, kurus vēlaties no mums iegūt. Jums ir tiesības pieprasīt no mums informāciju par to, kādi Jūsu dati ir mūsu rīcībā, kādēļ tos apstrādājam, kā esam tos ieguvuši un kam nodevuši, cik ilgi tie tiks glabāti un saņemt savu datu kopiju. Pieprasījumu būs iespējams izpildīt ātrāk, ja laika posms būs pēc iespējas īsāks un lūgums sniegt informāciju par Jūsu datiem būs noformulēts pēc iespējas detalizētāk. Jums sniegt atbildi mums palīdzēs ja
zināsim kāda nolūka dēļ vēlaties datiem piekļūt. - Tiesības uz datu labošanu – Ja Jums ir nepieciešams precizēt vai labot
Jūsu personas datus, kas ir mūsu rīcībā, Jums ir skaidri jānorāda, kuri dati ir precizējami un kāda ir aktuālā informācija. Ja dati nav iegūti no Jums lūdzam pievienot pamatojumu kāpēc labojamā informācija uzskatāma par neprecīzu, lai veicinātu ātrāku un atbilstošāku precizitātes novērtējumu. - Tiesības uz datu dzēšanu — Lai mēs veiktu Jūsu datu dzēšanu, Jums ir jānorāda, tieši kurus personas datus nepieciešams dzēst un šim lūgumam jāpievieno pamatojums. Atgādinām, ka visos gadījumos datus dzēst var nebūt iespējams.
- Tiesības ierobežot apstrādi — Gadījumā, ja Jums nav pārliecības par to, vai Mēs datus apstrādājam atbilstoši, Jūs varat mums lūgt ierobežot konkrētu datu apstrādi. Pieprasījumā par datu apstrādes ierobežošanu jābūt norādei, kāpēc, Jūsuprāt, šo apstrādi ir nepieciešams ierobežot.
- Tiesības iebilst pret apstrādi — Noteiktos gadījumos Jums var būt tiesības iebilst pret apstrādi savu individuālu apsvērumu dēļ. Šādā pieprasījumā ir svarīgi norādīt uz Jūsu individuālajiem apstākļiem, kuru dēļ apstrādei iebilstat.
- Tiesības uz datu pārnesamību — Ja vēlaties, lai mūsu rīcībā esošos Jūsu personas datus apkopojam un nododam citam pārzinim vai nosūtam Jums, ir svarīgi norādīt, kādus datus Jūs vēlaties pārnest.
5.2. Lūdzu, sazinieties ar mums pa e-pastu uz zaao@zaao.lv, ja vēlaties iesniegt pieprasījumu savu tiesību īstenošanai. Klients var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
- rakstveida formā klātienē ZAAO birojā vai EKO laukumos, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
- elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu;
- autorizējoties pašapkalpošanās portālā klientiem.zaao.lv.
5.3. Jūsu pieprasījumu izskatīsim bez liekas kavēšanās un atbildi par pieprasījuma izpildi vai neizpildi sniegsim ne vēlāk kā viena mēneša laikā no tā saņemšanas dienas. Gadījumā, ja pieprasījuma izpilde mums aizņems ilgāku laiku, mums ir tiesības pagarināt tā izpildi vēl par diviem mēnešiem, bet jebkurā gadījumā Jūs par to tiksiet informēts viena mēneša laikā.
5.4. Mums ir tiesības neizpildīt Jūsu pieprasījumu:
- ja tas nav noformulēts saprotami;
- ja nevarēsim Jūs identificēt;
- ja uz šādu pieprasījumu atbildi jau esam snieguši;
- ja pieprasītās informācijas apjoms ir nesamērīgs;
- ja pieprasījums ir nepamatots (nav attiecināms uz mūsu uzņēmumu, nav
sniegti paskaidrojumi, kādēļ lūgums ir jāizpilda); - ja normatīvajos aktos noteikts, ka šādu informāciju mēs neesam tiesīgi Jums sniegt vai mums ir pienākums konkrētus Jūsu datus glabāt.
6. Sūdzību iesniegšana
Ja Jums ir kādas bažas par to, kā mēs izmantojam Jūsu personas datus, Jūs varat mums iesniegt sūdzību vietnē www.zaao.lv, sūtot e-pastu uz zaao@zaao.lv.
Ja uzskatāt, ka esam Jūsu datus apstrādājuši neatbilstīgi, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību datu aizsardzības uzraudzības iestādei par mūsu organizācijas veikto datu apstrādi:
Datu valsts inspekcija, Elijas iela 17, Rīga, LV-1050
pasts@dvi.gov.lv
www.dvi.gov.lv
+371 67223131